Un séminaire ou un cocktail commence avant l’arrivée des plateaux. Le traiteur doit comprendre l’ambiance recherchée, le mouvement des invités et les contraintes du lieu. Un brief court mais précis rend les propositions plus faciles à comparer.
Nommer le format
Indiquez accueil café, buffet, cocktail ou repas assis. Ajoutez durée, nombre de convives et heure de disponibilité. Un format debout ne se pense pas comme un déjeuner de travail : portions, service et matériel suivent des règles différentes.
Décrire le lieu
Un immeuble de bureaux, un hôtel ou une salle de réunion peut avoir des accès distincts pour les fournisseurs. Mentionnez adresse, étage, quai ou accueil, contact sur place et horaires autorisés. Ajoutez stationnement et monte-charge lorsqu’ils sont connus.
Traiter les demandes alimentaires
Recueillez les demandes puis transmettez-les au traiteur. Demandez-lui de confirmer recettes, alternatives et identification des produits. Pour une allergie, la confirmation du professionnel qui prépare le plat est indispensable avant toute commande.
Comparer les propositions
Demandez une présentation séparant menu, quantités, livraison, mise en place et débarrassage. Une offre peut s’étudier sur demande dans le cadre d’un projet, avec les informations du lieu et du format. Pour un autre rythme, l’article frigo ou traiteur aide à poser les critères.
- Format et durée
- Convives et régimes à confirmer
- Adresse, accès et contact
- Livraison, installation et reprise
Le jour J, une personne côté entreprise doit accueillir le prestataire et signaler tout changement. Cette coordination légère laisse l’équipe profiter du moment.
Ajoutez enfin le déroulé de la journée au brief. Une pause placée entre deux ateliers n’a pas la même fonction qu’un cocktail qui clôture une soirée. Le traiteur pourra proposer des portions et une installation adaptées, tandis que l’équipe saura quand libérer l’espace. Un récapitulatif envoyé avant la date rassemble les décisions et donne à chacun un point de référence. Prévoyez aussi un contact pour les changements de dernière minute et une consigne claire pour les contenants après le service.